- 35歲或以下
- 天文學、生命科學與醫學、數學科學或其他緊密相關學科的本科生*、研究生*（碩士/博士生）、博士畢業生**都可以申請參加桂冠論壇。資格不限於大學、機構和行業的研究工作，個人研究也予以考慮。
* 2021年11月15日為止正就讀本科或研究生（碩士/博士學位）課程
** 2016年11月15日或之後獲得博士學位
有兩種主要方法：
- 桂冠論壇將邀請邵逸夫獎得獎者及合作機構提名傑出的青年科學家（2020年7月至10月）; 被提名人稍後需於網上遞交報名資料（2020年8月至11月）。
- 網上公開報名 時間為2020年9月14日（00:00 香港時間）至 12月13日（23:59 香港時間）
報名申請，請按此。
於論壇舉行的時候，閣下的學術程度或許有所變更，請在申請時選擇已認可的學術程度*。
被科學總評審團選出的200名青年科學家，可於稍後階段在“青年科學家註冊系統”更新其學術程度。
* 申請者必須是於2021年11月15日正就讀本科或研究生（碩士/博士學位）課程或於2016年11月15日後獲得博士學位
桂冠論壇將以英語進行並只接受英語申請。如有任何非英語的文件，則須上傳原本文件以及其英語翻譯版本。
公開申請時間為2020年9月14日（00:00 香港時間）至 12月13日（23:59 香港時間）。
200名青年科學家參加者的甄選將由一組兩級制的國際專業科學總評審團負責。總評審團的首層是由天文學、生命科學與醫學和數學科學這三個學科的專家組成的科學評審委員會，每個申請將由至少兩位科學評審委員會的成員進行評分。及後，科學評審大會（即總評審團的第二層）將選出200名青年科學家參加桂冠論壇。
有關總評審團的成員，請按這裡
在2021年11月15至19日出席了桂冠論壇所有官方活動的參加者將獲得參與證書。
香港科學園將是桂冠論壇的主要舉辦場地，包括開幕典禮、專題演講、小組討論和海報簡報等。另外，一些研討會、參觀、文化體驗活動和晚宴等將在香港其他具代表性的場地舉辦。舉行的詳情將於2021年5月公佈。
香港科學園
香港新界沙田白石角
香港永久居民
旅程資助適用於身在海外或內地學習或工作並不需要酒店住宿的香港永久居民參加者，該項資助只限於往返香港的交通費用並受條款及細則(包括資助上限)約束，其他海外或內地參加者須自行安排並支付往返香港的交通費用。
非香港永久居民
如果有任何海外或內地參加者在旅程經費上遇到困難，他/她應從相關學院和/或機構申請資助。如果申請失敗，他/她應與其國家資助機構聯繫並尋求協助。如果兩種申請均被拒絕，而申請者能夠以書面提交相關申請紀錄的文件，他/她可向論壇委員會秘書處申請旅程資助。經論壇委員會秘書處發出確認通知後，參加者可以於註冊期間申請旅程資助。旅程資助由桂冠論壇秘書處全權決定。
非香港永久居民在海外或內地學習或工作的參加者最多可獲6晚（2021年11月14至19日）的單人房酒店住宿安排（包含早餐）。住宿期間的額外費用和雜費例如電話費、迷你吧消費、收費電視或視頻消費等，將由參加者負責。
在桂冠論壇期間（2021年11月15至20日早上），論壇委員會將安排免費膳食（包括早餐#、午餐、晚餐*及休息茶點）。
#論壇委員會將於2021年11月15至18日在活動場地安排早間茶點，自行安排住宿的參加者亦可享用。
* 所有參加者需要自行安排在2021年11月17日的晚餐。
論壇委員會秘書處將通過“青年科學家註冊系統”收集各個參加者的特殊飲食要求，並盡力安排。
論壇委員會秘書處承諾任何通過由申請表、青年科學家註冊系統或任何其他形式提交的個人資料（視情況而定）皆會根據中華人民共和國香港特別行政區政府法例發佈條例的《個人（隱私）條例》的相關原則和要求處理。